香典帳をスプレッドシートで管理・共有

数年前に祖父が他界し、頂いた香典をノートにつける代わりに香典帳としてエクセルで管理していました。

香典の確認が必要になるときはいつも突然やってきます。

エクセルデータは家であれば問題なくPCで開けるのですが、外出先でスマホで開かなければいけない場合に操作がしにくく、いつも困っていました。
（マイクロソフトの専用アプリは未使用です）

そこで、Googleのサービス（Gmailやフォト等）を利用している経緯から、
Googleのスプレッドシートで母と私でデータ共有することにしました。

ワードプレスへの変換

元のエクセルをコピーアンドペーストして、表を埋めていく。

色々と分類しましたが
残したのは、分類・名前・ふりがな・金額のみです。

残したもの以外は、非表示にしています。

 

ワードプレス化　メリット

• 形式が崩れず表示できる。
• 出先からでもスマホを持っていれば確認可能

 

ワードプレス化　デメリット

• 作成に時間がかかる。
• フィルタ機能で人名検索しているが、この場合手順が多く、やり方を忘れるとなかなか目的地までたどり着けず時間がかかる。

 

 

フィルタ機能が分からなくなった時の為に、やり方を記載しています。
（追記に記載しますが、この方法は失敗でした）

 

 

 

【追記】実際に活用の時が来た

結果から書くと、上手く使えず母から電話がかかってきました。

原因は、急いでデータ確認をしなければいけないことも相まってか
あ行～順にタブで分けていたタブに気が付かず、全データを上から順に検索したとのことでした。

 

 

まとめ

以前無理やりスマホでエクセルを開いていたころと比べると、形式も崩れないのでストレスフリーとなりました。

スマホならば拡大もしやすいので、母も見やすいと喜んでいます。

 

誤って削除してしまうと怖いので、オフライン上にエクセル等でバックアップも残しておくと安心です。

もし、現在紙のノートしか無いという場合でも、スキャニングにしてデータ化する方法もあります。

ご自身に合った方法を探してみてください。

 

 

時間のかかることはできるだけ減らして、その分を自分の時間に回していきたいものです。